Gestão de conhecimento em organizações aprendentes (3)

Teodósio Camilo

Notoriamente, a Gestão de Conhecimento (GC) é igualmente uma ferramenta crucial nas vendas, contribui na melhoria da participação no mercado. Todavia, a participação do mercado de uma organização de negócios resulta de muitos factores, inclui produtos e serviços de qualidade, identificação de concorrentes, preço e imagem. A satisfação do cliente é um factor central, pois clientes satisfeitos são contagiosos. Para lidar com esta situação, as organizações precisam de fomentar estratégias claras de identificação, sistematização e partilha de informação entre os membros da equipa de marketing. Assim, ganha-se um reconhecimento de excelência em todo o sector, a melhor maneira de desenvolver uma reputação de excelência é consistentemente ter um bom desempenho, é integrar a GC nos grupos de processos de gestão de negócio.

GC e Processos de Gestão de Negócios

Os cinco grupos de processos de gestão de projectos ou negócios são interdependentes, normalmente executados em cada projecto, interagem intensamente uns com os outros, independentemente das áreas de aplicação ou do foco da organização.

De acordo com PMBOK, os cinco grupos referem-se a: grupo de processo de Iniciação; de Planificação; de Execução; de Monitoria & Avaliação e de Encerramento ou Fecho.

Aplicação de GC pode desempenhar papel importante na identificação, análise e avaliação de riscos que possam ocorrer na implementação de actividades de uma empresa. A integração da GC nos processos de gestão de negócio conduz-nos à interacção do processo de Identificar Riscos, processos de Realizar Análise Quantitativa de Riscos e Realizar Análise Quantitativa de Riscos para avaliar o impacto (PMBOK).

O grupo de processos de iniciação define o arranque da construção de um projecto, produto ou serviço. Dentro dos processos de Iniciação, o desígnio inicial é definido e os recursos financeiros iniciais são comprometidos. As partes interessadas internas e externas que irão interagir e influenciar o resultado geral do projecto são identificadas. O objectivo principal da GC nesta fase contribui no alinhamento das expectativas das partes interessadas com o propósito da organização, dar-lhes visibilidade sobre as metas e os objectivos.

Na fase do grupo de processos de planificação, a GC facilita a definição dos objectivos e respectivas acções necessárias. À medida que as informações ou características do negócio são colectadas e compreendidas, a equipa responsável pela GC encarrega-se de sistematizar todo o conhecimento que está sendo produzido e esta sirva de activo intangível da organização no grupo de processos de planificação.

O principal benefício da integração da GC neste grupo de processos é de permitir delinear a estratégia, tácticas e acção ou caminho para concluir com sucesso o projecto ou negócio. Nesta óptica, torna-se fácil obter a adesão e o engajamento das partes interessadas, partilha de informação e experiências colhidas ao longo da vida organizacional.

À semelhança do que ocorre nos outros grupos de processos, a GC no processo de execução é crucial na coordenação de pessoas e recursos, na gestão das expectativas das partes interessadas, bem como na integração e execução das actividades do projecto de acordo com o plano de gestão da organização ou negócio. Isto pode incluir mudanças nas durações esperadas das actividades, mudanças na produtividade e disponibilidade dos recursos e riscos imprevistos. Estas variações podem afectar o plano de gestão do negócio.

O Grupo de processos de monitoramento e controle consiste nos processos necessários para rastrear, revisar e orquestrar o progresso e o desempenho do projecto, identificar quaisquer áreas nas quais mudanças no plano são necessárias e iniciar as mudanças correspondentes. O principal benefício deste grupo de processos é que o desempenho do projecto é medido e analisado em intervalos regulares, eventos apropriados ou condições de excepção para identificar variações do plano de gerenciamento do projecto (PMBOK).

A integração de GC no grupo de processos de monitoria & avaliação permite aplicar conhecimentos e experiências adquiridas na organização no controle de mudanças e recomendação de acções correctivas ou preventivas acções em antecipação de possíveis problemas, monitoria de actividades do projecto em andamento em relação ao plano de gestão.

E, por fim, no grupo de processos de encerramento, a gestão de conhecimento deve estar presente na colecta de dados que conduzem ao fecho de uma etapa no cumprimento de obrigações contratuais. Este grupo de processos, quando concluído, verifica se os processos definidos foram concluídos em todos os grupos de processos para encerrar o projecto ou uma fase, conforme apropriado e estabelecido formalmente.

Visão Estrutural de GC

A visão tradicional de GC era concebida simplesmente como transferência de conhecimento de uma pessoa para outra, o resultado da qual permitia ao receptor beneficiar-se da sabedoria colectiva dos membros mais experientes de uma organização ou grupo. Por exemplo, a transferência de conhecimento acontece quando o fundador da empresa familiar treina seus filhos e filhas para administrar o negócio.

No entanto, como a transferência de conhecimento se tornou mais complexa e dinâmica, as empresas aprenderam que há muito mais transferência de conhecimento do que no passado. Com aplicação de TIC’s, a transferência de conhecimento cria ambientes colaborativos dinâmicos que fornecem conhecimento estrategicamente. A GC capitalizou-se, é um activo mais valioso nas organizações empresariais, pois demonstra-se uma correlação poderosa e sinérgica entre GC e TIC’s.

Paradigmas da GC

A GC em organizações apresenta igualmente orientação paradigmática. O principal paradigma que orienta o debate sobre GC nas organizações é a coexistência da coesão entre a tecnologia, processos e pessoas. O cerne está no estabelecer um ambiente que abraça a gestão do conhecimento como uma estratégia de negócios centrada no estabelecimento e manutenção de relacionamentos entre os elementos do negócio, especificamente a tecnologia, estrutura de processos de negócios e as pessoas como agentes das mudanças.

Todas as organizações precisam desenvolver a capacidade de sobreviver em um mercado global baseado no conhecimento. A compreensão do valor potencial de negócios oferecido pela GC e a maneira pela qual esta pode ser usada efectivamente em seus negócios se tornará cada vez mais crítica para as empresas e outros dependentes do conhecimento.